CSVをExcelで開くと文字化け・0が消える原因と対処法

原因は「ダブルクリックで開くこと」にある

CSVは、値をカンマで区切っただけの文字のファイルです。どの列が文字で、どの列が数値なのかという情報は、ファイルの中にはありません。

CSVファイルをダブルクリックすると、Excelは内容を見て、自動で種類を判断します。「0123」は数値の123として、「1-2」は日付として読み込みます。この自動の判断が、多くの問題を引き起こしています。

そのため、対処の基本は一つです。ダブルクリックで開かず、取り込みの機能を使い、列の種類を自分で指定します。

よくある4つの症状

1. 文字化けする

ファイルの文字コードと、Excelが想定した文字コードが違うときに起きます。最近のシステムはUTF-8という形式で出力することが多い一方、Excelは日本語の環境では別の形式（Shift-JIS）として開こうとする場合があります。

2. 先頭の0が消える

郵便番号、電話番号、商品コード、社員番号などで起きます。「0312345678」が数値として読み込まれ、「312345678」になります。

3. 長い番号が指数の表示になる

桁数の多い注文番号やバーコードの番号が、「1.23457E+12」のような表示になります。さらに、16桁以上の番号では、16桁目以降が0に置き換わり、元の値が失われます。

4. 勝手に日付になる

「1-2」「3/4」のような枝番や型番が、「1月2日」「3月4日」に変わります。

対処法：取り込みの機能を使う

Microsoft 365や、Excel 2019以降での手順です。

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   空のExcelブックを開き、「データ」タブの「テキストまたはCSVから」を選び、CSVファイルを指定します。

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   プレビューの画面が表示されます。文字化けしている場合は、「元のファイル」の欄で文字コードを切り替えます。「65001: Unicode (UTF-8)」を選ぶと直ることが多くあります。直らない場合は「932: 日本語 (シフト JIS)」を試します。

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   「データの変換」ボタンを押します。編集用の画面（Power Query エディター）が開きます。

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   郵便番号、電話番号、コード、番号の列を選び、データ型を「テキスト」に変更します。「変更された型」という手順が自動で作られている場合は、「現在のものを置換」を選びます。

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   日付の列は、データ型を「日付」にします。変換できない値がある行は、エラーとして表示されます。

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   「閉じて読み込む」を押すと、シートに表として読み込まれます。

この方法の利点は、設定が保存されることです。翌月、同じ場所に同じ名前で新しいCSVを置き、「データ」タブの「すべて更新」を押すと、同じ設定で読み込み直されます。毎月同じ加工を繰り返している場合、作業が大きく減ります。

古いExcelを使っている場合

「テキストまたはCSVから」が見当たらない場合は、「データ」タブの「外部データの取り込み」にある「テキストファイル」を使います。「テキスト ファイル ウィザード」が開くので、次のように進めます。

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   「カンマやタブなどの区切り文字によってフィールドごとに区切られたデータ」を選びます。文字化けしている場合は、「元のファイル」で文字コードを切り替えます。

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   区切り文字として「カンマ」を選びます。

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   0を残したい列を選び、「列のデータ形式」を「文字列」にします。対象の列すべてに、この操作を行います。

取り込んだあとに確認すること

最後の点は見落としやすい箇所です。備考の欄に改行が入っていると、1件のデータが2行に分かれて読み込まれることがあります。行数が合わないときは、まずこの点を疑ってください。

AIに手順を相談するときの伝え方

CSVの問題は、出力元のシステムや列の内容によって対処が変わります。AIに「文字化けを直したい」とだけ伝えると、文字化けへの対処だけが返ってきて、0が消える問題や日付の問題は残ったままになります。

AIには、どのシステムから出力したのか、どんな列があるのか、起きている症状のすべて、そのデータを何に使いたいのかを伝えます。実際のデータを貼り付ける必要はありません。列の名前と症状を文章で伝えれば、手順は作れます。氏名や住所を含むデータそのものは、入力しないでください。

AI仕事相談所の「CSVデータの整理方法を考える」では、出力元、列の項目、困っている症状、利用の目的を質問形式でお聞きし、自分のCSVに合った取り込みと整理の手順を得るための指示文を作成します。

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