データ整理方法を考える
散らかったデータをどう整理すればよいかを提案してもらいます。
できること・利用例
手元のデータの状態と困りごとを伝えるだけで、整理方法の指示文を作成します。
データ整理方法を考える
こんな方に向いています
前任者から引き継いだ台帳や、複数人で入力してきた顧客リストなど、形がそろっていないデータを前に「どこから手を付ければよいのか」と悩んでいる方に向けたツールです。
Excelデータの整理で困りやすいこと
入力の仕方が人によって違う
「株式会社」と「(株)」、全角と半角、電話番号のハイフンの有無など、同じ内容が別の書き方で入力されていると、並べ替えも検索もうまくいきません。件数が多いと手作業で直すのは現実的ではありません。
見た目重視の表になっていて集計できない
セルの結合、途中に入った小計行、1つのセルに複数の情報が入った表は、人が見るには分かりやすくても、フィルターやピボットテーブルが使えません。
直す順番を間違えると元に戻せない
重複の削除や置換を先に行うと、必要なデータまで消えてしまうことがあります。どの順番で作業すれば安全なのかが分からず、手が止まります。
一言で頼むと、なぜうまくいかないのか
AIにそのまま頼むと、次のような依頼になりがちです。
「重複を削除しましょう」「表記を統一しましょう」「不要な列を削除しましょう」といった、一般的な心得の一覧が返ってきます。内容は正しいのですが、自分のリストのどこを、どの順番で、どの機能を使って直せばよいのかは分かりません。
この頼み方でAIに伝わっていないこと
・どんな項目があり、何件くらいのデータなのか
・具体的にどう乱れているのか（表記の混在、重複、形式の不統一）
・整理したデータを、最終的に何に使いたいのか
AIにデータ整理の方法を聞くときのポイント
今の状態を具体例で伝える
「表記がばらばら」だけでなく、「会社名に『株式会社』『(株)』『㈱』が混在」のように実例を挙げてください。AIは例に合わせた置換の方法や関数を提案できます。
整理した後に何をしたいかを伝える
宛名印刷に使うのか、月別に集計するのか、別のシステムに取り込むのかで、理想の形は変わります。目的を伝えると、やりすぎない必要十分な整理手順になります。
件数とツールを伝える
100件なら手作業と関数の組み合わせで十分ですが、数万件ならPower Queryなどの機能が向いています。件数を伝えることで、現実的な方法を選んでもらえます。
AIに伝えるとよい情報
・データの種類と項目（顧客リスト、商品台帳、売上明細など）
・おおよその件数（行数）
・困っている点の具体例（表記ゆれ、重複、結合セル、空白行など）
・整理後にそのデータで行いたい作業
・使用するツール（Excel、Googleスプレッドシート）
AI仕事相談所で質問すること
このツールでは次の4問をお聞きします。答えられる範囲の内容で構いません。
Q1. どのようなデータですか？（項目・件数など） 必須
項目名と件数を書いてください。実際の顧客名などの中身を入力する必要はありません。
Q2. 今どんなことに困っていますか？ 必須
「どう崩れているか」を例で書くほど、手順が具体的になります。
Q3. 最終的にどのような状態にしたいですか？ 必須
整理後の用途を書いてください。用途が決まると、残すべき項目と捨ててよい項目がはっきりします。
Q4. 利用ツールを選んでください 必須
ツールによって使える機能が違うため伺います。
生成される指示文の例
たとえば次のように回答すると、下のような指示文ができあがります。
利用前と利用後の違い
一言で頼んだ場合と、上の指示文で頼んだ場合の回答の違いを例で示します。
どこが変わったか
一般的な心得ではなく、このリストの乱れ方に合わせた手順になりました。作業の順番とその理由、どちらの行を残すかの基準まで示されています。
※ 回答例は、違いを説明するために作成したものです。実際の回答は、利用するAIサービスや時期によって変わります。
指示文をChatGPTなどで使う方法
1. 質問に答えて表示された指示文を「指示文をコピーする」ボタンでコピーします。
2. ChatGPT・Gemini・Claude・Copilotなど、普段お使いのAIチャットの入力欄に貼り付けて送信します。
3. 返ってきた内容を読み、気になるところは続けて追加の指示を出して直します。
AIサービス別の使い方のヒント
手順の中で分からない操作があれば、「手順2の置換を、画面のどこから開くのかも含めて説明してください」と一つずつ聞くと、操作の場所まで案内してくれます。
「今後、表記が乱れないようにするための入力ルールを、A4一枚にまとめてください」と頼むと、整理したあとの運用ルールを用意できます。
Googleスプレッドシートを使う場合は、質問で利用ツールに「Googleスプレッドシート」を選んでください。Excelとは機能の名前や場所が異なるため、ツールを伝えることが大切です。
各サービスの基本的な貼り付け手順は使い方ガイドにまとめています。
続けて頼むと便利な一言
・「作業前に取っておくべきバックアップの方法も教えてください」と聞いておくと、やり直しが利く進め方になります。
・「手順3の関数を、私の表の列に合わせて書いてください。会社名はB列です」と続けると、そのまま貼れる数式になります。
・「今後同じ乱れが起きないよう、入力ルールの案を作ってください」と頼めば、再発防止までまとめられます。
使う前に確認したいこと
整理作業は必ずファイルのコピーに対して行ってください。重複の削除や一括置換は元に戻せなくなることがあります。また、顧客の氏名や住所などの個人情報そのものはAIに入力せず、項目名と状態だけを伝えるようにしましょう。
使う前のチェックリスト
□ 作業を始める前に、元のファイルのコピーを保存したか
□ 顧客の会社名・氏名・電話番号などの実データを、AIに貼り付けていないか
□ 重複を削除する前に、どちらの行を残すかの基準を決めたか
□ 整理の前後で、件数がどう変わったかを記録したか
□ 同じ乱れを繰り返さないための入力ルールを決めたか
よくある質問
A. 使えますが、文字化けや区切り文字、先頭のゼロが消えるといったCSV特有の問題には、専用の「CSVデータの整理方法を考える」のほうが的確な手順になります。
A. はい。困りごとの欄に「マクロは使えない」と書き添えてください。関数や標準機能だけで進める手順になります。
A. はい、AI仕事相談所はAI APIを利用しない無料サービスです。質問に回答するだけで、データ整理方法を考えるのためのAI向け指示文を何度でも無料で作成できます。
A. 作成された指示文をコピーし、ChatGPT・Gemini・Claude・Copilotなど、お使いのAIチャットサービスに貼り付けるだけで利用できます。
A. 4問程度で、1画面につき1〜2問ずつ表示されるため、スマートフォンからでも数分で完了します。