集計方法を考える
データをどう集計すればよいかを提案してもらいます。
できること・利用例
集計したいデータと目的を伝えるだけで、集計方法（関数・ピボットテーブル等）の指示文を作成します。
集計方法を考える
こんな方に向いています
月末の売上集計やアンケート結果の集計など、毎回手作業で電卓やフィルターを使って数えている方に向けたツールです。ピボットテーブルという言葉は聞いたことがあるが使ったことはない、という方も想定しています。
Excelの集計で困りやすいこと
関数とピボットテーブルのどちらを使うべきか分からない
担当者別の合計はSUMIFでもピボットテーブルでも出せます。どちらが自分の作業に合っているのか、判断の基準を持っていないと、毎回調べ直すことになります。
集計の軸が2つ以上になると手に負えない
「担当者別」だけなら何とかなっても、「担当者別かつ月別」「商品別かつ地域別」となると数式が複雑になり、どこかで範囲がずれて合計が合わなくなります。
毎月同じ作業を繰り返している
データが追加されるたびに範囲を選び直し、数式をコピーし直す作業は、時間がかかるうえに間違いのもとです。一度作れば翌月も使える形にする方法が分かりません。
一言で頼むと、なぜうまくいかないのか
AIにそのまま頼むと、次のような依頼になりがちです。
SUM関数、SUMIF関数、ピボットテーブルなどの集計方法が、ひととおり紹介されます。しかし、自分のデータにはどれが向いているのか、どの列をどこに置けばよいのかは分からないままです。
この頼み方でAIに伝わっていないこと
・データの形（列の内容、行数、1行に何が入っているか）
・何を、何ごとに集計したいのか（担当者別、月別など）
・一度きりの集計なのか、毎月繰り返す作業なのか
ChatGPTなどのAIに集計方法を聞くときのポイント
「何を」「何ごとに」数えたいのかを分けて伝える
集計は「数えるもの（金額の合計、件数、平均）」と「分ける軸（担当者別、月別）」の組み合わせです。この2つを分けて伝えると、AIは適切な方法を迷わず選べます。
元データの形を伝える
1行に1件の明細が並んでいる形なのか、すでに月ごとに横に並んだ表なのかで、使える方法が変わります。列の内容を伝えてください。
完成形のイメージを伝える
上司に見せる表なのか、グラフにしたいのか、自分が数字を確認できればよいのか。出力の形を伝えると、手順の最後まで案内してもらえます。
AIに伝えるとよい情報
・元データの列構成とおおよその行数
・集計したい値（合計・件数・平均・最大など）
・集計の軸（担当者別、月別、商品別など。複数あればすべて）
・結果の見せ方（表、グラフ、ピボットテーブル）
・毎月繰り返す作業かどうか
AI仕事相談所で質問すること
このツールでは次の4問をお聞きします。答えられる範囲の内容で構いません。
Q1. 集計したいデータの内容を教えてください 必須
列の見出しと行数を書いてください。日付の列がある場合は、その形式（2026/10/1 など）も添えると正確です。
Q2. どのように集計したいですか？（合計・件数・平均など） 必須
合計・件数・平均など、出したい数字を書いてください。
Q3. 何ごとに集計したいですか？（例：担当者別、月別） 任意
分ける軸です。2つ以上ある場合は「担当者別と月別」のように並べてください。
Q4. 希望する出力形式を選んでください 必須
迷う場合は「おまかせ」を選ぶと、データの形に合った方法をAIが提案します。
生成される指示文の例
たとえば次のように回答すると、下のような指示文ができあがります。
利用前と利用後の違い
一言で頼んだ場合と、上の指示文で頼んだ場合の回答の違いを例で示します。
どこが変わったか
方法の紹介から、このデータに合った一つの方法と、列の配置の指示に変わりました。毎月繰り返すという事情を踏まえて、翌月以降に手間を減らす工夫と、結果の確かめ方も加わっています。
※ 回答例は、違いを説明するために作成したものです。実際の回答は、利用するAIサービスや時期によって変わります。
指示文をChatGPTなどで使う方法
1. 質問に答えて表示された指示文を「指示文をコピーする」ボタンでコピーします。
2. ChatGPT・Gemini・Claude・Copilotなど、普段お使いのAIチャットの入力欄に貼り付けて送信します。
3. 返ってきた内容を読み、気になるところは続けて追加の指示を出して直します。
AIサービス別の使い方のヒント
データを添付できるプランをお使いの場合でも、実際の売上データではなく、列の構成だけを文章で伝える方法をおすすめします。顧客名や金額を外部に出さずに済みます。
「この集計結果を上司に報告するとき、どの数字から説明すればよいか」と続けて相談すると、集計のあとの報告の組み立てまで進められます。
Microsoft 365のCopilotがExcelで使える環境では、表を開いた状態で集計を頼むこともできます。その場合も、結果の総計が元データと一致するかは自分で確かめてください。
各サービスの基本的な貼り付け手順は使い方ガイドにまとめています。
続けて頼むと便利な一言
・「来月データを追加したときに、更新するだけで集計が反映される作り方にしてください」と頼むと、繰り返し使える形になります。
・「同じ集計を関数で行う場合の数式も教えてください」と聞けば、ピボットテーブルと比較できます。
・「この集計結果から棒グラフを作る手順も続けて教えてください」と続けると、報告資料まで仕上げられます。
使う前に確認したいこと
集計結果は、総合計が元データの合計と一致するかを必ず確認してください。日付が文字列として入力されている、空白の行が含まれている、といった理由で一部のデータが集計から漏れることがあります。
使う前のチェックリスト
□ 元データに、空白の行や、途中の小計の行が混ざっていないか
□ 集計結果の総計が、元データの合計と一致するか
□ 日付の列が、日付の形式で入力されているか
□ 担当者名に表記ゆれ（姓だけ、フルネームなど）がないか
□ 実際の売上データや顧客名を、AIに入力していないか
よくある質問
A. はい。指示文には「初心者にも分かるように説明する」ことが含まれており、どのボタンを押すかという操作手順から案内されます。
A. ありません。列の見出しと行数、データの並び方が伝われば集計方法は提案できます。売上金額や顧客名などの実データは入力しないことをおすすめします。
A. はい、AI仕事相談所はAI APIを利用しない無料サービスです。質問に回答するだけで、集計方法を考えるのためのAI向け指示文を何度でも無料で作成できます。
A. 作成された指示文をコピーし、ChatGPT・Gemini・Claude・Copilotなど、お使いのAIチャットサービスに貼り付けるだけで利用できます。
A. 4問程度で、1画面につき1〜2問ずつ表示されるため、スマートフォンからでも数分で完了します。