業務マニュアルの作り方｜引き継ぎで困らない手順書の書き方

マニュアルが必要になる場面

すべての業務を一度にマニュアルにする必要はありません。上の条件に当てはまるものから、一つずつ作っていきます。最初の一つは、手順が10個以内に収まる、小さな作業を選ぶと進めやすくなります。

慣れた作業ほど、書き出すのが難しい

長く担当している作業は、考えなくても手が動きます。そのため、手順を書き出そうとすると、「請求書を作成する」のように、大きなまとまりでしか思い出せません。その中に含まれる細かな操作や、無意識に行っている確認が、抜け落ちます。

これを防ぐ方法は、机の前で思い出しながら書くのではなく、実際に作業をしながら記録することです。

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   次にその作業を行うとき、1つの操作をするたびに、メモに書き留めます。

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   画面の操作は、開いたメニューの名前、押したボタンの名前をそのまま書きます。

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   「ここで金額を見比べた」「ここでいつも迷う」といった、確認や判断も書き留めます。

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   作業が終わったら、メモを順番に並べ直します。

1つの手順の書き方

手順は、次の決まりで書くと、読む人が迷いません。

分かりにくい例は、作業を知っている人にとっては十分な説明です。しかし、初めての人は、「確認」とは何をどこと見比べるのか、「問題」とは何を指すのかが分かりません。

注意点と判断の基準を入れる

手順だけが並んだマニュアルでは、いつもと違うことが起きたときに、読む人は止まってしまいます。マニュアルの価値は、むしろ次の3つにあります。

なぜ、その手順が必要なのか

理由が分からない手順は、省略されます。「金額の誤りは信用に関わるため、照合を省略しない」と一言添えるだけで、守られるようになります。

間違えやすい箇所

過去に起きたミスは、その手順のすぐそばに書きます。末尾にまとめて書くと、作業中には読まれません。

迷ったときに、どうするか

いつもと違うことが起きたときの対応を書きます。すべての場合を書き尽くす必要はありません。「誰に確認するか」が書かれていれば十分です。

読む人に合わせる

マニュアルの細かさは、誰が読むのかによって変わります。

迷ったら、「来月入ってくる、この業務を知らない人」を思い浮かべて書いてください。

作ったあとが大切

ほかの人に試してもらう

マニュアルができたら、その業務を知らない人に、マニュアルだけを見て作業をしてもらいます。手が止まった箇所、質問が出た箇所が、説明の足りない部分です。作った本人が読み直しても、この不足には気づけません。

更新の決まりを作る

マニュアルが使われなくなる最大の理由は、内容が古くなることです。一度でも「書いてあることと違う」と感じた人は、次から読まなくなります。

AIにマニュアルを作らせるときの伝え方

AIに「請求書発行のマニュアルを作って」とだけ頼むと、「請求データを確認する」「請求書を作成する」という、どの会社にも当てはまる一般的な手順が返ってきます。AIは、あなたの会社が使っているソフトも、過去に起きたミスも知らないためです。

AIには、書き留めた手順のメモ、読む人、注意点やよくあるミスを伝えます。メモは、箇条書きのままで構いません。AIは、それを読みやすい手順書の形に整え、注意書きを適切な位置に入れます。

AI仕事相談所の「マニュアルを作る」では、業務の名前、手順、対象の読者、注意点を質問形式でお聞きし、手順書を作るための指示文を作成します。AIが、実際にはないメニューの名前や操作を書き足すことがあるため、できあがった手順書は、必ず実際に作業をして確かめてください。

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