マニュアルを作る
業務マニュアルの文面を作成します。
できること・利用例
業務の手順を整理するだけで、初めての人にも分かるマニュアルの指示文を作成します。
マニュアルを作る
こんな方に向いています
自分しかやり方を知らない業務を引き継ぐ必要がある方や、新人が入るたびに同じ説明を繰り返している方に向けたツールです。マニュアルの必要性は分かっているが、作る時間が取れずにいる状況を想定しています。
業務マニュアルを作るときに困ること
慣れている作業ほど手順を書き出せない
毎日無意識に行っている作業は、どこからどこまでが一つの手順なのか自分でも分かりません。書いてみると、他の人には伝わらない省略だらけになります。
「なぜそうするのか」が抜ける
手順だけが並んだマニュアルでは、想定外のことが起きたときに判断できません。理由や注意点は頭の中にあっても、文章にする段階で落ちてしまいます。
作っても読まれない・更新されない
文章が詰まった長いマニュアルは開かれなくなります。体裁を整えることに時間をかけすぎて、内容が古くなっても直す気力が残りません。
一言で頼むと、なぜうまくいかないのか
AIにそのまま頼むと、次のような依頼になりがちです。
「1. 請求データを確認する 2. 請求書を作成する 3. 内容を確認する 4. 送付する」という、どの会社にも当てはまる一般的な手順が返ってきます。自社で使っているソフトの画面や、間違えやすい箇所は反映されないため、新しく入った人がこれを見ても作業はできません。
この頼み方でAIに伝わっていないこと
・実際に行っている手順と、使っているソフトの操作
・誰が読むのか（新入社員なのか、経験のある人なのか）
・よく起きるミスと、判断に迷ったときにどうするか
AIに業務マニュアルを作らせるときのポイント
手順は「実際にやりながら」メモする
思い出して書くと抜けが出ます。作業をしながら、押したボタンや開いた画面を順に書き留め、そのメモをそのまま渡してください。整った文章にする必要はありません。
読む人を具体的に決める
新入社員向けなら用語の説明が必要で、経験者向けなら要点だけで足ります。対象を伝えることで、説明の細かさが適切になります。
よくあるミスを一緒に伝える
「日付を和暦で入れてしまう人が多い」「保存前に閉じるとデータが消える」といった失敗例は、マニュアルで最も役に立つ部分です。思いつく限り伝えてください。
AIに伝えるとよい情報
・業務の名称と、行うタイミング（毎日、月末など）
・作業の手順（順番どおりのメモ書きで可）
・使用する道具・システム・書類
・読む人の経験の程度
・よくあるミスや、判断に迷いやすい点
AI仕事相談所で質問すること
このツールでは次の4問をお聞きします。答えられる範囲の内容で構いません。
Q1. マニュアル化したい業務名を教えてください 必須
マニュアルの表題になります。「月末の請求書発行」のように、行う時期も含めると分かりやすくなります。
Q2. 作業の手順を分かる範囲で教えてください 必須
順番さえ合っていれば、単語の羅列でも構いません。AIが番号付きの手順に整えます。
Q3. 対象読者を選んでください 必須
説明の細かさを決めるために伺います。
Q4. 注意点・よくあるミスがあれば教えてください 任意
任意ですが、ここを書くとマニュアルの実用性が大きく変わります。
生成される指示文の例
たとえば次のように回答すると、下のような指示文ができあがります。
利用前と利用後の違い
一言で頼んだ場合と、上の指示文で頼んだ場合の回答の違いを例で示します。
どこが変わったか
実際のメニュー名を使った手順になり、ミスが起きやすい3か所に注意書きが入りました。金額が合わないときの判断が明記されているため、新入社員が一人で迷う場面が減ります。
※ 回答例は、違いを説明するために作成したものです。実際の回答は、利用するAIサービスや時期によって変わります。
指示文をChatGPTなどで使う方法
1. 質問に答えて表示された指示文を「指示文をコピーする」ボタンでコピーします。
2. ChatGPT・Gemini・Claude・Copilotなど、普段お使いのAIチャットの入力欄に貼り付けて送信します。
3. 返ってきた内容を読み、気になるところは続けて追加の指示を出して直します。
AIサービス別の使い方のヒント
「この手順書の内容で、確認用のチェックリストを作ってください」と続けると、作業のたびに使える一覧を用意できます。
「この業務を初めて行う人が読んだとき、説明が足りず手が止まりそうな箇所を挙げてください」と頼むと、慣れている人が書き落としやすい手順が見つかります。
できあがった文面はGoogleドキュメントに貼り付けて共有できます。更新した日付と担当者を冒頭に書いておくと、古い版が使われることを防げます。
各サービスの基本的な貼り付け手順は使い方ガイドにまとめています。
続けて頼むと便利な一言
・「各手順に、確認すべきポイントをチェックリストとして付けてください」と頼むと、作業漏れを防げる形になります。
・「手順3で金額が合わなかった場合の対応を、別枠で追記してください」と伝えると、例外への対処も盛り込めます。
・「画面の写真を入れるべき箇所に【画像】と印を付けてください」と頼めば、後で画像を差し込む場所が分かります。
使う前に確認したいこと
AIは渡されたメモから手順を整えますが、実際の画面や操作を知っているわけではありません。できあがったマニュアルは、その業務を知らない人に一度試してもらい、迷った箇所を直してから正式なものにしてください。
使う前のチェックリスト
□ 手順書だけを見て、実際に一度作業を行って確かめたか
□ AIが、実際のソフトにないメニュー名や操作を書き足していないか
□ 判断に迷ったときに、誰に確認すればよいかが書かれているか
□ 更新日と作成者が記載されているか
□ 取引先名やパスワードなど、手順書に載せるべきでない情報が含まれていないか
よくある質問
A. 作れますが、抜けた部分をAIが想像で補うことがあります。分からない箇所は「ここは要確認」と書いておくと、その旨が残った形で出力されるため安全です。
A. 使えます。手順の欄に「よくある場面と、そのときの対応」を書き並べてください。場面別の対応集としてまとめられます。
A. はい、AI仕事相談所はAI APIを利用しない無料サービスです。質問に回答するだけで、マニュアルを作るのためのAI向け指示文を何度でも無料で作成できます。
A. 作成された指示文をコピーし、ChatGPT・Gemini・Claude・Copilotなど、お使いのAIチャットサービスに貼り付けるだけで利用できます。
A. 4問程度で、1画面につき1〜2問ずつ表示されるため、スマートフォンからでも数分で完了します。