報告書を作る
業務報告書の文面を作成します。
できること・利用例
報告したい内容を整理するだけで、分かりやすい報告書の指示文を作成します。
報告書を作る
こんな方に向いています
上司から「報告書にまとめておいて」と言われたものの、経緯を順に書くだけの文章になってしまう方に向けたツールです。月次の業務報告、イベントの実施報告、トラブルの経過報告などを想定しています。
報告書を書くときに困ること
起きた順に書いて、結論が最後になる
時系列で書くと書きやすい反面、読む人は最後まで読まないと結果が分かりません。忙しい上司ほど冒頭しか読まないため、要点が伝わらないことになります。
事実と自分の意見が混ざる
「売上は目標に届かなかったが、手応えはあった」のように、数字と感想が一文に入ると、何が事実なのかが読み取りにくくなります。
「課題」と「今後の対応」が書けない
結果までは書けても、そこから何が問題で、次に何をするのかを言葉にするのは難しいものです。報告書が「やりました」で終わってしまいます。
一言で頼むと、なぜうまくいかないのか
AIにそのまま頼むと、次のような依頼になりがちです。
「体験会は盛況のうちに終了しました。多くのお客様にご来場いただき、ご好評をいただきました」といった、感想を中心にした文章が返ってきます。来場者数や注文の件数はAIには分からないため、数字のない報告か、仮の数字が入った報告になります。
この頼み方でAIに伝わっていないこと
・何を目的に行い、目標はいくつだったのか
・結果を表す実際の数字
・うまくいかなかった点と、次にどう対応するのか
AIに報告書を作らせるときのポイント
結果は数字で渡す
「好評だった」ではなく「来場者120名、アンケート回収78枚、うち『満足』が65枚」のように数字で伝えてください。AIは数字を根拠にした、説得力のある報告書にまとめます。
背景は「なぜそれを行ったか」を一言で
経緯を長く書く必要はありません。目的が一文あれば、AIは結果と目的を照らし合わせて、達成できた点とできなかった点を整理します。
課題は思いつくまま挙げてよい
整っていなくても、「受付が混雑した」「資料が足りなくなった」と事実を挙げれば、AIが課題として整理し、今後の対応と対になる形に構成します。
AIに伝えるとよい情報
・報告の対象（何について、いつの期間の報告か）
・実施した目的・背景
・結果・実績（できるだけ数字で）
・うまくいかなかった点や気づいた課題
・今後の予定、または上司に判断してほしいこと
AI仕事相談所で質問すること
このツールでは次の5問をお聞きします。答えられる範囲の内容で構いません。
Q1. 報告書のテーマを教えてください 必須
報告書の表題になります。対象の期間や日付を含めると明確です。
Q2. 背景・経緯を教えてください 必須
なぜ行ったのか、目的を中心に書いてください。
Q3. 結果・実績を教えてください 必須
数字や事実を箇条書きで。良い結果も悪い結果も、そのまま書いてください。
Q4. 課題があれば教えてください 任意
任意ですが、書いておくと「結果→課題→対応」という筋の通った報告書になります。
Q5. 今後の対応・予定を教えてください 任意
決まっている予定や、上司に相談したいことを書いてください。
生成される指示文の例
たとえば次のように回答すると、下のような指示文ができあがります。
利用前と利用後の違い
一言で頼んだ場合と、上の指示文で頼んだ場合の回答の違いを例で示します。
どこが変わったか
結論が最初に置かれ、目標と実績が数字で並びました。課題には、それぞれに対応する次回の対策が書かれており、読んだ人が次の判断をしやすい報告になっています。
※ 回答例は、違いを説明するために作成したものです。実際の回答は、利用するAIサービスや時期によって変わります。
指示文をChatGPTなどで使う方法
1. 質問に答えて表示された指示文を「指示文をコピーする」ボタンでコピーします。
2. ChatGPT・Gemini・Claude・Copilotなど、普段お使いのAIチャットの入力欄に貼り付けて送信します。
3. 返ってきた内容を読み、気になるところは続けて追加の指示を出して直します。
AIサービス別の使い方のヒント
「この報告書を、口頭で2分で説明するための話す順番にしてください」と続けると、会議で報告するときの要点を用意できます。
「事実として書いた部分と、私の意見や推測が混ざっている箇所がないか確認してください」と頼むと、報告書としての正確さを点検できます。
職場でMicrosoft 365のCopilotが使える場合は、Wordに貼り付けた文面の体裁を整える作業を頼むこともできます。利用できる機能は、契約内容によって異なります。
各サービスの基本的な貼り付け手順は使い方ガイドにまとめています。
続けて頼むと便利な一言
・「冒頭に結論を3行でまとめてください」と頼むと、最初の数行で要点が伝わる報告書になります。
・「A4一枚に収まる分量に調整してください」と伝えると、読む側の負担が減ります。
・「上司から質問されそうな点を3つ挙げてください」と聞いておくと、口頭での補足に備えられます。
使う前に確認したいこと
AIは渡された情報をもとに文章を整えますが、数字が正しいかどうかは確認できません。報告書に載せる数値は、元の資料と照らし合わせてから提出してください。また、AIが推測で理由や効果を書き足していないかも確認しましょう。
使う前のチェックリスト
□ 数字が、集計した元の資料と一致しているか
□ 事実と、自分の意見や推測が区別して書かれているか
□ 課題のそれぞれに、対応策が書かれているか
□ 社内で決まっている報告書の様式がある場合、それに合わせているか
□ お客様の氏名など、個人が特定できる情報をAIに入力していないか
よくある質問
A. 使えます。AIに貼り付ける際に「200字程度の簡潔な形式で」と追加するか、結果画面の「短く」ボタンで条件を変えてください。
A. 使えます。背景に発生の経緯、結果に現在の状況、課題に原因、今後の対応に再発防止策を入力してください。取引先へお詫びとして伝える場合は「お詫びメール作成」が適しています。
A. はい、AI仕事相談所はAI APIを利用しない無料サービスです。質問に回答するだけで、報告書を作るのためのAI向け指示文を何度でも無料で作成できます。
A. 作成された指示文をコピーし、ChatGPT・Gemini・Claude・Copilotなど、お使いのAIチャットサービスに貼り付けるだけで利用できます。
A. 5問程度で、1画面につき1〜2問ずつ表示されるため、スマートフォンからでも数分で完了します。