社内通知を作る
全社員や部署に向けたお知らせ・通知文を作成します。
できること・利用例
通知したい内容と対象者を整理するだけで、要点が一目で伝わる社内通知の指示文を作成します。 制度やルールの変更、行事の案内、設備の点検、提出物の依頼などに対応します。
社内通知を作る
こんな方に向いています
健康診断の案内、就業ルールの変更、社内行事、設備点検など、全社員や部署に向けたお知らせを作る総務・人事・管理部門の方に向けたツールです。出したはずの通知が読まれず、問い合わせが相次ぐ状況を想定しています。
社内通知を作るときに困ること
読まれずに、同じ質問が何件も来る
「いつからですか」「自分は対象ですか」という問い合わせが続くのは、通知の冒頭でそれが分からないためです。挨拶や経緯から書き始めると、肝心の情報が後ろに埋もれます。
対象者と、しなければならないことが曖昧
「各自ご対応ください」では、誰が何をいつまでにするのかが伝わりません。提出物の締切が守られない原因の多くは、通知の書き方にあります。
堅すぎる、または軽すぎる
掲示する文書とチャットでの連絡では、適した書き方が違います。媒体に合わない文体は、読みにくさや軽視につながります。
AIに社内通知を作らせるときのポイント
通知の方法を先に決める
掲示・回覧する文書なら「記」書きの形式、メールなら件名と本文、チャットなら数行の要点と、体裁が変わります。方法を指定すると、そのまま使える形で出力されます。
対象者を具体的に伝える
「全社員」なのか、「正社員のみ」なのか、「本社勤務の方」なのか。対象の範囲を明確に伝えると、冒頭に対象者が書かれ、「自分は関係あるのか」という問い合わせが減ります。
日時・場所・期限は数字で渡す
「来月上旬」ではなく「11月5日（木）9時〜12時」と伝えてください。AIは日時や手続きを箇条書きに整理し、見落とされにくい通知にします。
AIに伝えるとよい情報
・通知の内容（何が、いつから、どう変わるのか）
・対象者の範囲
・日時・場所・持ち物など、具体的な情報
・対象者がしなければならないことと、その期限
・問い合わせ先と、通知の方法（メール、掲示、チャット）
AI仕事相談所で質問すること
このツールでは次の6問をお聞きします。答えられる範囲の内容で構いません。
Q1. 何についての通知ですか？ 必須
通知の表題になります。「定期健康診断の実施について」のように、内容が分かる形で書いてください。
Q2. 対象者を教えてください（全社員、○○部、パートを含むなど） 必須
対象の範囲を具体的に書いてください。対象外の人がいる場合は、それも書くと親切です。
Q3. 伝える内容を教えてください（日時・場所・変更点など） 必須
日時・場所・変更点などを箇条書きで。数字は正確に入力してください。
Q4. 対象者にしてほしいことと期限があれば教えてください 任意
提出や申し込みが必要な場合は、方法と期限を書いてください。
Q5. 問い合わせ先を教えてください 任意
部署名と内線番号などを書くと、問い合わせが一か所にまとまります。
Q6. 通知の方法を選んでください 必須
通知の体裁と長さを決める質問です。
生成される指示文の例
たとえば次のように回答すると、下のような指示文ができあがります。
指示文をChatGPTなどで使う方法
1. 質問に答えて表示された指示文を「指示文をコピーする」ボタンでコピーします。
2. ChatGPT・Gemini・Claude・Copilotなど、普段お使いのAIチャットの入力欄に貼り付けて送信します。
3. 返ってきた内容を読み、気になるところは続けて追加の指示を出して直します。
続けて頼むと便利な一言
・「同じ内容を、チャットに投稿する5行以内の文面にしてください」と頼むと、メールと併用する告知文ができます。
・「締切の3日前に送る、未回答の方向けのリマインド文も作ってください」と続ければ、回収率を上げる準備ができます。
・「よくありそうな質問と回答を3つ、通知の末尾に加えてください」と伝えると、個別の問い合わせを減らせます。
使う前に確認したいこと
就業規則の変更や人事に関わる通知は、文面の表現が労務上の意味を持つことがあります。AIが作った文面をそのまま出さず、内容が決定事項と一致しているか、責任者の確認を取ってから発信してください。日付と曜日の組み合わせも必ず確認しましょう。
よくある質問
A. 上司や他部署の担当者など、個別の相手への依頼・報告・相談には「社内メール作成」が適しています。本ツールは複数の人に向けた周知を想定しています。
A. 社内向けの文体で作成されます。取引先への案内には「取引先へのメール作成」を使うか、AIに「社外向けの丁寧な表現に直してください」と追加で伝えてください。
A. はい、AI仕事相談所はAI APIを利用しない無料サービスです。質問に回答するだけで、社内通知を作るのためのAI向け指示文を何度でも無料で作成できます。
A. 作成された指示文をコピーし、ChatGPT・Gemini・Claude・Copilotなど、お使いのAIチャットサービスに貼り付けるだけで利用できます。
A. 6問程度で、1画面につき1〜2問ずつ表示されるため、スマートフォンからでも数分で完了します。