テレアポ台本の作り方｜受付の対応から切り返しまでの例

台本を作る前に決める3つのこと

1. この電話のゴール

1回の電話で契約まで進むことは、ほとんどありません。「資料を送る承諾をもらう」「15分の説明の時間をもらう」「担当者の名前を教えてもらう」など、この電話で目指すことを一つに決めます。ゴールが小さいほど、相手は応じやすくなります。

2. 誰と話したいのか

総務の担当者なのか、店長なのか、経営者なのか。話したい相手によって、受付の方への頼み方も、伝える内容も変わります。

3. 相手が耳を傾ける一言

「同じビルの3社で利用されている」「同じ業種の会社で、作業時間が半分になった」など、相手に関係のある事実を一つ用意します。自社の説明よりも、相手に近い会社の話のほうが、聞いてもらえます。事実として確認できる内容だけを使ってください。

台本の構成

台本は、次の5つの部分に分けて作ります。

1. 1

   受付の方への挨拶と、取り次ぎのお願い

2. 2

   担当者への名乗りと、用件（20秒以内）

3. 3

   相手の状況を尋ねる質問（1〜2問）

4. 4

   ゴールの提案（資料の送付、日程の相談）

5. 5

   お礼と、次にすることの確認

全体で、2〜3分に収まる長さにします。それ以上の説明は、電話ではなく、資料や面談の場で行います。

受付の方への話し方

受付の方の役割は、必要な電話を取り次ぎ、そうでない電話を断ることです。長い説明は必要ありません。誰が、何の件で、誰と話したいのかを、短くはっきり伝えます。

用件を尋ねられたら、隠さずに答えます。営業の電話であることをごまかして取り次いでもらっても、担当者との会話は良い形で始まりません。

担当者への最初の20秒

担当者は、仕事の手を止めて電話に出ています。最初の20秒で、名乗り、相手に関係のある一言、お願いしたいことを伝えます。

声に出して読み、20秒に収まるかを時計で計ってください。収まらない場合は、商品の説明を削ります。

よくある断り文句への切り返し

断り文句は、ある程度決まっています。あらかじめ返し方を用意しておけば、慌てずに済みます。相手の言葉を否定せず、一度受け止めてから、小さな質問や提案を返します。

「今のままで困っていません」

「忙しいので」

「担当者が不在です」

「資料だけ送っておいてください」

引き際を決めておく

切り返しは、一度だけにします。もう一度断られたら、お礼を述べて電話を終えます。

はっきり断られた相手に、繰り返し勧めることは避けてください。相手に迷惑をかけるだけでなく、会社の評判にも関わります。また、相手が個人の場合など、電話での勧誘には法律上のルールが定められていることがあります。自社の運用を、事前に確認してください。

「営業の電話はお断りしています」と言われた会社は、記録に残し、再びかけないようにします。

台本は、使いながら直す

20件ほどかけると、台本の弱い部分が見えてきます。うまくいった言い回しを共有すれば、チーム全体の台本が良くなります。

AIにテレアポの台本を作らせるときの伝え方

AIに「テレアポの台本を作って」とだけ頼むと、商品の説明が長く続く、一方的な台本になります。受付の方への対応や、断られたときの返し方は含まれません。

AIには、案内したい商品、電話をかける相手、この電話のゴール、相手が興味を持ちそうな事実、ふだんよく言われる断り文句を伝えます。断り文句を具体的に伝えるほど、実際に使える切り返しが返ってきます。

AI仕事相談所の「テレアポ台本を作る」では、これらを質問形式でお聞きし、受付の対応から切り返しまでを含む台本を作るための指示文を作成します。AIが作った台本は、必ず声に出して読み、言いにくい箇所を自分の言葉に直してから使ってください。

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