催促メールの書き方｜1回目・2回目・3回目の例文
公開日：2026年10月2日
催促のメールは、書く側にとって気が重いものです。強く書けば関係が悪くなりそうで、やわらかく書けば伝わらない。この記事では、連絡の回数に応じて表現をどう変えればよいかを、例文とともに説明します。
催促メールの基本的な考え方
催促メールで最初に押さえておきたいのは、「相手は忘れているだけかもしれない」という前提です。請求書が担当者の手元で止まっている、メールを見落としている、といった単純な理由であることは珍しくありません。
そのため、1回目の連絡は「催促」ではなく「確認」として書きます。相手を責める表現を避け、行き違いの可能性に触れておくことで、相手も対応しやすくなります。
催促メールに共通して入れる要素は、次の4つです。
・対象を特定する情報（請求書番号、金額、依頼した日付など）
・当初の期日
・あらためてお願いする期日
・行き違いの場合のお詫び
1回目：確認として送る
期日を数日過ぎた時点で送る、最初の連絡です。「まだですか」ではなく、「こちらで確認が取れていないので、状況を教えてほしい」という姿勢で書きます。
請求書を再度添付しておくと、相手が探す手間を省けます。件名には番号を入れ、何の件かがすぐ分かるようにします。
2回目：期日を明示して依頼する
1回目の連絡から1週間ほど経っても反応がない場合に送ります。前回の連絡に触れたうえで、具体的な期日を示します。
2回目では、「難しい場合は予定日を知らせてほしい」という選択肢を加えています。相手に事情がある場合でも、返信しやすくなります。
3回目以降：事実を淡々と伝える
2回の連絡に反応がない場合は、メールだけで解決しようとせず、まず電話で状況を確認します。そのうえで送るメールは、これまでの経緯を事実として記録する意味を持ちます。
感情的な表現は使わず、連絡した日付と現状を書きます。これ以降の対応（取引の見合わせ、法的な手続きなど）は、担当者の判断で書かず、必ず上司や専門家に相談してください。
支払い以外の催促で使える表現
見積への返答や、書類の提出を催促する場合も、考え方は同じです。
・返答の催促：「先日お送りしたお見積りにつきまして、ご検討の状況はいかがでしょうか」
・書類の催促：「ご提出をお願いしておりました○○につきまして、進捗をお聞かせいただけますでしょうか」
・期日の提示：「恐れ入りますが、○月○日までにご回答をいただけますと幸いです」
・相手への配慮：「ご多忙のところ恐れ入りますが」「お手数をおかけいたしますが」
AIに催促メールを作らせるときの伝え方
催促メールは、連絡の回数によって言葉の強さを調整する必要があります。AIに頼むときは、「何回目の連絡か」を必ず伝えてください。これを伝えないと、初回から強い表現になったり、3回目なのに遠慮がちな文面になったりします。
あわせて、対象を特定する情報（番号・金額・当初の期日）、新しい期日、相手との関係性を伝えると、そのまま送れる文面に近づきます。
AI仕事相談所の「催促メール作成」では、催促の内容、連絡の回数、希望する期日などを質問形式でお聞きし、AIに渡す指示文を作成します。行き違いへのお詫びを入れることも、あらかじめ指示文に含まれています。
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