メールへの返信作成
受け取ったメールへの返信文を作成します。
できること・利用例
受信メールの要点と返信の方向性を整理するだけで、適切な返信メールの指示文を作成します。
メールへの返信作成
こんな方に向いています
受け取ったメールにどう返せばよいか迷い、返信を後回しにしてしまう方に向けたツールです。依頼を断りたい、条件を確認したい、といった「書きにくい返信」を抱えている方を特に想定しています。
メールの返信で困りやすいこと
断りの返信が書けずに放置してしまう
値引きの依頼、急な納期変更、参加できない会合への誘いなど、断る内容ほど言葉選びに悩みます。返信が遅れるほど相手の印象は悪くなるため、早く書きたいのに書けないという状況に陥ります。
相手の質問にすべて答えられているか不安
長いメールに質問が3つ4つ含まれていると、1つ答え忘れて再度問い合わせを受けることがあります。相手の文面を読み返しながら返信を書くのは意外と手間がかかります。
相手の文面との温度差が気になる
丁寧な長文に短く返すと冷たく見え、簡潔なメールに長文で返すと重たく見えます。相手に合わせた分量や語調に調整するのは、慣れていないと難しいものです。
一言で頼むと、なぜうまくいかないのか
AIにそのまま頼むと、次のような依頼になりがちです。
「誠に恐縮ではございますが、ご要望にお応えすることができません」という、丁寧ではあるものの理由も代案もない断りの文面になります。これでは相手は社内で説明できず、関係がぎくしゃくするきっかけになりかねません。
この頼み方でAIに伝わっていないこと
・相手のメールに何が書かれていたのか（依頼の内容、回答の期日）
・断る理由として、相手に伝えてよい事情
・全面的に断るのか、条件付きで応じられる余地があるのか
AIに返信メールを作らせるときのポイント
受信メールは「要約」して渡す
相手のメールをそのまま貼り付けると、取引先の社名や個人情報をAIサービスに送ることになります。「見積金額を5%下げられないかという依頼」のように要点だけを書けば、情報を出しすぎずに済みます。
結論（承諾・断り・確認）を先に決める
AIは結論を決めてくれません。「断る。ただし数量が増えるなら再検討できる」のように、こちらの方針を明確に伝えると、筋の通った返信になります。
断る場合は代わりの提案を一つ添える
ただ断るだけの文面は関係を損ねやすくなります。「今回は難しいが、来月以降なら可能」といった代案を伝えておくと、AIは断りと提案を組み合わせた文面にします。
AIに伝えるとよい情報
・相手のメールの要点（依頼・質問の内容と数）
・返信の結論（承諾する、断る、条件付きで受ける、確認したい）
・結論の理由や、相手に伝えたい条件・日付・金額
・相手との関係性（初めての相手か、長い付き合いか）
・断る場合は、代わりに提案できること
AI仕事相談所で質問すること
このツールでは次の4問をお聞きします。答えられる範囲の内容で構いません。
Q1. 受信したメールの内容を要約して教えてください 必須
社名や個人名は伏せ、「何を求められているか」を箇条書きで書いてください。質問が複数ある場合は番号を振ると、回答漏れのない返信になります。
Q2. 返信の方向性を選んでください 必須
返信の骨格を決める質問です。条件付きで受ける場合は「その他」を選び、次の質問で条件を書いてください。
Q3. 返信に含めたい内容を教えてください 必須
結論の理由、提示したい条件、相手に確認したいことなどを書いてください。
Q4. 文章のトーンを選んでください 必須
相手のメールの語調に合わせて選ぶと、温度差のない返信になります。
生成される指示文の例
たとえば次のように回答すると、下のような指示文ができあがります。
利用前と利用後の違い
一言で頼んだ場合と、上の指示文で頼んだ場合の回答の違いを例で示します。
どこが変わったか
断る理由が具体的に書かれ、数量を増やした場合の代案と、次の一歩としての打ち合わせの提案が加わりました。断りながらも、話し合いを続けられる文面です。
※ 回答例は、違いを説明するために作成したものです。実際の回答は、利用するAIサービスや時期によって変わります。
指示文をChatGPTなどで使う方法
1. 質問に答えて表示された指示文を「指示文をコピーする」ボタンでコピーします。
2. ChatGPT・Gemini・Claude・Copilotなど、普段お使いのAIチャットの入力欄に貼り付けて送信します。
3. 返ってきた内容を読み、気になるところは続けて追加の指示を出して直します。
AIサービス別の使い方のヒント
相手のメールに質問がいくつもあるときは、要点を箇条書きで渡したうえで、「相手の質問に答え漏れがないか確認してください」と頼むと、抜けを減らせます。
「相手の文面は簡潔でした。同じくらいの長さと硬さに合わせてください」と伝えると、温度差の少ない返信になります。
断り方に迷うときは、「やわらかく断る版と、はっきり断る版の2つを作ってください」と頼み、読み比べて選ぶ方法が使えます。
各サービスの基本的な貼り付け手順は使い方ガイドにまとめています。
続けて頼むと便利な一言
・「断りの部分が冷たく聞こえないか確認し、やわらかい表現に直してください」と頼むと、印象を調整できます。
・「相手の質問に番号を振り、それぞれに答える形式に書き直してください」と伝えると、回答漏れを防げます。
・「同じ内容で、もう少し短い版も作ってください」と続ければ、長短2案から選べます。
使う前に確認したいこと
受信したメールの本文をそのままAIサービスに貼り付けると、相手の会社名・氏名・取引内容を外部に送信することになります。要約して入力するか、固有名詞を伏せたうえで利用してください。
使う前のチェックリスト
□ 相手の質問や依頼のすべてに答えているか
□ 値引き率や数量などの条件は、社内で承認を得た内容か
□ 相手が指定した回答期日までに送れているか
□ 受信したメールの本文を、そのままAIに貼り付けていないか（要約して入力する）
□ 宛名と、引用した相手の依頼内容に誤りがないか
よくある質問
A. 指示文は日本語のビジネスメールを前提にしています。英語で返信したい場合は、できあがった指示文の末尾に「返信文は英語で作成してください」と一言足してからAIに貼り付けてください。
A. 返信の方向性で「確認・質問する」を選び、「社内で検討中のため○日までに回答する」と書いてください。受領の連絡だけでも早めに返すほうが、相手は安心できます。
A. はい、AI仕事相談所はAI APIを利用しない無料サービスです。質問に回答するだけで、メールへの返信作成のためのAI向け指示文を何度でも無料で作成できます。
A. 作成された指示文をコピーし、ChatGPT・Gemini・Claude・Copilotなど、お使いのAIチャットサービスに貼り付けるだけで利用できます。
A. 4問程度で、1画面につき1〜2問ずつ表示されるため、スマートフォンからでも数分で完了します。