催促メール作成
支払い・返信・書類提出などを、角を立てずに催促するメールを作成します。
できること・利用例
催促したい内容と今回が何回目の連絡かを整理するだけで、相手との関係を損ねにくい催促メールの指示文を作成します。 未入金のご連絡、見積への返答の確認、提出物の督促などに対応します。
催促メール作成
こんな方に向いています
請求書の入金が確認できない、見積への返事が来ない、依頼した書類が届かない。そんなときに、相手との関係を悪くせずに催促したい経理・営業・事務の方に向けたツールです。
催促メールを書くときに困ること
責めているように読まれないか心配になる
「まだお支払いいただいておりません」と書くと事実であってもきつく響きます。やわらかくしようとすると、今度は何を求めているのかが伝わらなくなります。
相手がすでに対応しているかもしれない
入金や返信が行き違いになっている可能性は常にあります。その場合に失礼にならない書き方をしておかないと、後で気まずい思いをします。
2回目、3回目の言葉の強さが分からない
1回目と同じ文面を繰り返しても状況は変わりません。とはいえ、どこまで強く書いてよいのか、どの段階で電話や上司への相談に切り替えるべきなのか、判断に迷います。
AIに催促メールを作らせるときのポイント
何回目の連絡かを必ず伝える
初回は「ご確認のお願い」、2回目は「再度のご連絡」、3回目以降は「期日を明示したお願い」と、回数によって適切な表現が変わります。本ツールではこれを選択式にしています。
対象を特定できる情報を渡す
請求書番号、発行日、金額、当初の期日など、相手がすぐに確認できる情報を伝えてください。「先日の件」では、相手は調べるところから始めなければなりません。
新しい期限を一つ決める
「お早めに」では相手は動きません。「10月15日までに」と日付を示すことで、相手も社内で調整しやすくなります。
AIに伝えるとよい情報
・催促の対象（請求書番号・金額、依頼した書類の名称など）
・当初の期日と、これまでに連絡した回数
・あらためてお願いする期限
・相手との関係性（長年の取引先、初めての取引など）
・対応が難しい場合に相手にしてほしいこと（連絡がほしい、など）
AI仕事相談所で質問すること
このツールでは次の5問をお聞きします。答えられる範囲の内容で構いません。
Q1. 宛先（会社名・ご担当者名）を教えてください 必須
宛名に使います。経理担当の方など、実際に対応する方が分かればその方宛てにすると確実です。
Q2. 何について催促しますか？（当初の期日も教えてください） 必須
相手がすぐに確認できるよう、番号・金額・当初の期日を含めて書いてください。
Q3. 今回は何回目のご連絡ですか？ 必須
文面の強さを決める質問です。回数が増えるほど、期日と依頼が明確な表現になります。
Q4. いつまでに対応してほしいですか？ 必須
具体的な日付で入力してください。
Q5. 相手に配慮したい事情や補足があれば教えてください 任意
長年の取引先である、先方の担当者が交代したばかり、といった事情があれば書いてください。表現に反映されます。
生成される指示文の例
たとえば次のように回答すると、下のような指示文ができあがります。
指示文をChatGPTなどで使う方法
1. 質問に答えて表示された指示文を「指示文をコピーする」ボタンでコピーします。
2. ChatGPT・Gemini・Claude・Copilotなど、普段お使いのAIチャットの入力欄に貼り付けて送信します。
3. 返ってきた内容を読み、気になるところは続けて追加の指示を出して直します。
続けて頼むと便利な一言
・「件名を、催促だと分かりつつも威圧的でないものにして3案出してください」と頼むと、開封されやすく角の立たない件名を選べます。
・「この期日を過ぎても対応がなかった場合に送る、2回目の文面も作ってください」と続けると、次の段階の準備ができます。
・「請求書を再度添付する旨を加えてください」と伝えると、相手が探す手間を省く一文が入ります。
使う前に確認したいこと
送信前に、入金や返信が本当に届いていないかをもう一度確認してください。また、支払いの遅れが長引いている場合や、契約に関わる督促を行う場合は、メールの文面だけで対応せず、上司や専門家に相談することをおすすめします。
よくある質問
A. 初回はメールで記録を残しつつ、相手の確認を促すのが一般的です。期日を過ぎても反応がない場合は電話に切り替え、話した内容をあらためてメールで送ると、行き違いを防げます。
A. 使えますが、社外向けの丁寧な文面になります。同僚や他部署への催促には、目的で「確認」を選べる「社内メール作成」のほうが簡潔な文面になります。
A. はい、AI仕事相談所はAI APIを利用しない無料サービスです。質問に回答するだけで、催促メール作成のためのAI向け指示文を何度でも無料で作成できます。
A. 作成された指示文をコピーし、ChatGPT・Gemini・Claude・Copilotなど、お使いのAIチャットサービスに貼り付けるだけで利用できます。
A. 5問程度で、1画面につき1〜2問ずつ表示されるため、スマートフォンからでも数分で完了します。