日程調整メールの書き方｜候補日の出し方と例文
公開日：2026年10月7日
日程調整のメールは、内容は単純なのに、何往復もして時間を取られがちです。原因の多くは、最初のメールに必要な情報がそろっていないことにあります。この記事では、一往復で日程が決まるメールの書き方を説明します。
往復が増える原因
「ご都合のよい日時をお知らせください」という書き方は、相手に任せているようで、実は相手の負担を増やしています。相手は、自分の予定を確認し、候補を考え、文章にして返信しなければなりません。その候補がこちらの予定と合わなければ、もう一往復が必要になります。
もう一つの原因は、情報の不足です。所要時間が分からなければ、相手はどれだけ予定を空ければよいのか判断できません。場所や方法が書かれていなければ、移動の時間を見込むこともできません。
最初のメールに入れる5つの情報
・何の打ち合わせか（目的）
・候補の日時（3つ程度）
・所要時間
・場所、またはオンラインなどの方法
・いずれの候補も合わない場合の対応
候補は、異なる日、異なる時間帯から選びます。同じ日の午前と午後だけを出すと、その日に予定がある相手は選べません。
「13時〜17時の間」のように幅を持たせて示すと、相手が選びやすくなります。ただし、その時間帯のすべてを空けておく必要があるため、返事が来るまでは自分の予定を入れないようにします。
例文1：こちらから候補日を提示する
相手は、候補から一つ選び、開始時刻を書いて返信するだけで済みます。
例文2：相手から候補をもらったときの返信
相手が候補を出してくれた場合は、できるだけ早く返信します。相手はその時間帯を空けて待っているためです。確定した内容は、日時・方法・場所をあらためて書き、双方の認識をそろえます。
例文3：日程の変更をお願いする
一度決まった日程を変えてもらうときは、気づいた時点ですぐに連絡します。お詫びは簡潔にし、代わりの候補を必ず添えます。理由を詳しく書く必要はありません。
日程が決まったあとにすること
・自分と同席者の予定表に、すぐに登録する
・候補として空けていた、ほかの時間帯を解放する
・オンラインの場合は、接続用のURLを送る
・対面の場合は、住所、最寄りの駅、受付での手順を伝える
・日が空く場合は、前日に確認の連絡を入れる
前日の確認は、相手の負担にならないよう、一〜二行で十分です。資料を事前に送る場合は、その連絡とあわせて行います。
AIに日程調整メールを作らせるときの伝え方
AIは、あなたの予定を知りません。「日程調整のメールを書いて」とだけ頼むと、「ご都合のよい日時をお知らせください」という、相手に任せる文面になります。候補日は、自分で予定を確認したうえで、AIに伝える必要があります。
あわせて、今回のメールが「こちらから候補を出すもの」「相手の候補に答えるもの」「変更をお願いするもの」のどれに当たるのかを伝えます。場面によって、文面の組み立てが変わるためです。
AI仕事相談所の「日程調整メール作成」では、メールの内容、候補の日時、実施の方法、所要時間などを質問形式でお聞きし、必要な情報がそろった文面を作るための指示文を作成します。AIが作った文面は、候補の日付と曜日が合っているかを、送信の前に必ず確かめてください。
AIに頼むための指示文を、質問に答えるだけで作る
AI仕事相談所では、いくつかの質問に答えるだけで、ChatGPT・Gemini・Claude・Copilotにそのまま貼り付けられる指示文を無料で作成できます。