社内メール作成
上司や他部署への依頼・報告・相談など、社内向けメールを作成します。
できること・利用例
送る相手と用件を整理するだけで、要点がすぐ伝わる社内メールの指示文を作成します。 上司への報告や相談、他部署への依頼、チームへの共有などに対応します。
社内メール作成
こんな方に向いています
上司への報告や相談、他部署への依頼をメールで行うときに、書き方に迷う方に向けたツールです。入社して間もない方や、異動で新しい部署とやり取りするようになった方を想定しています。
社内メールを書くときに困ること
社外メールのように長くなってしまう
「お疲れ様です」の後に前置きを重ね、本題が5行目から始まる。丁寧にしたつもりが、読む側には「結局何の用件か」が分かりにくいメールになります。
他部署への依頼が頼みにくい
相手にも本来の仕事があるなかでお願いをするのは気を遣います。遠慮して曖昧に書くと、いつまでに何をしてほしいのかが伝わらず、結局催促することになります。
相談メールが「どうしましょうか」で終わる
状況を説明しただけの相談は、上司に考える作業を丸ごと渡すことになります。自分の考えや選択肢をどう添えればよいのかが分かりません。
AIに社内メールを作らせるときのポイント
目的を一つに決める
依頼なのか、報告なのか、相談なのか。目的によって冒頭の一文が変わります。一通のメールに複数の目的を入れると読みにくくなるため、分けて送るほうが確実です。
相手にしてほしいことと期限を明確にする
「ご確認ください」だけでは、読むだけでよいのか返事が必要なのか分かりません。「10月9日までに、可否をご返信ください」と伝えれば、AIはそれを冒頭に置いた文面にします。
相談の場合は自分の案を添える
「A案とB案があり、私はA案がよいと考えています。理由は〜」と伝えておくと、上司は判断するだけで済みます。内容の欄に自分の考えも書いてください。
AIに伝えるとよい情報
・送る相手（上司、他部署、チーム全員など）と、自分との関係
・メールの目的（依頼・報告・相談・確認・共有）
・伝えたい事実や経緯（箇条書きで）
・相手にしてほしいことと期限
・相談の場合は、自分の考えや選択肢
AI仕事相談所で質問すること
このツールでは次の5問をお聞きします。答えられる範囲の内容で構いません。
Q1. 誰に送りますか？（上司、他部署の担当者、チーム全員など） 必須
役職や部署を書いてください。敬語の度合いが調整されます。氏名は入力しなくても構いません。
Q2. メールの目的を選んでください 必須
冒頭の一文と構成を決めるために伺います。
Q3. 伝えたい内容を具体的に教えてください 必須
箇条書きで構いません。相談の場合は、自分の案とその理由も書くと、判断しやすいメールになります。
Q4. 期限・希望日時があれば教えてください 任意
入力すると、依頼事項とともに冒頭に近い位置に置かれます。
Q5. 文章のトーンを選んでください 必須
日頃からやり取りのある同僚やチーム内なら「簡潔に」が読みやすくなります。
生成される指示文の例
たとえば次のように回答すると、下のような指示文ができあがります。
指示文をChatGPTなどで使う方法
1. 質問に答えて表示された指示文を「指示文をコピーする」ボタンでコピーします。
2. ChatGPT・Gemini・Claude・Copilotなど、普段お使いのAIチャットの入力欄に貼り付けて送信します。
3. 返ってきた内容を読み、気になるところは続けて追加の指示を出して直します。
続けて頼むと便利な一言
・「件名だけで用件と期限が分かるようにしてください」と頼むと、【依頼】【10/9まで】のような分かりやすい件名になります。
・「同じ内容を、チャットで送る場合の3行程度の文面にしてください」と続ければ、チャット用にも使えます。
・「相手が断りにくくならないよう、難しい場合の代替案を尋ねる一文を加えてください」と伝えると、頼み方がやわらかくなります。
使う前に確認したいこと
人事評価、給与、取引先との契約内容など、社内でも取り扱いに注意が必要な情報は、AIサービスに入力する前に勤務先のルールを確認してください。固有名詞を伏せて入力し、送信前に書き戻す方法が安全です。
よくある質問
A. 個別の相手に送るメールを想定しています。全社員や部署全体への周知には、対象者や期限を整理して通知文の体裁にする「社内通知を作る」のほうが適しています。
A. 使えます。目的で「報告」を選び、内容の欄に「起きたこと・現在の状況・原因・今後の対応」を書いてください。悪い報告ほど、事実を先に簡潔に伝えることが大切です。
A. はい、AI仕事相談所はAI APIを利用しない無料サービスです。質問に回答するだけで、社内メール作成のためのAI向け指示文を何度でも無料で作成できます。
A. 作成された指示文をコピーし、ChatGPT・Gemini・Claude・Copilotなど、お使いのAIチャットサービスに貼り付けるだけで利用できます。
A. 5問程度で、1画面につき1〜2問ずつ表示されるため、スマートフォンからでも数分で完了します。