日程調整メール作成
打ち合わせや面談の候補日の提示、日程変更のお願いメールを作成します。
できること・利用例
調整したい用件と候補日時を整理するだけで、往復の少ない日程調整メールの指示文を作成します。 候補日の提示、相手からの候補への回答、決まっていた日程の変更依頼に対応します。
日程調整メール作成
こんな方に向いています
打ち合わせ、訪問、面接などの日程をメールで調整する機会が多い営業・事務・採用担当の方に向けたツールです。メールが何往復もしてしまう、決まっていた予定の変更をお願いしづらい、という場面を想定しています。
日程調整メールで困りやすいこと
メールが何往復もして決まらない
「ご都合のよい日をお知らせください」と相手に任せると、返ってきた日がこちらの都合に合わず、やり直しになります。候補の出し方ひとつで往復の回数は大きく変わります。
日時・場所・方法のどれかを書き忘れる
日付は書いたが所要時間がない、オンラインなのにURLの案内がない、といった漏れは、確認のメールを1通増やします。曜日の書き間違いも起こりがちです。
日程変更のお願いが切り出しにくい
一度決まった予定を変えてもらうのは気が重いものです。お詫びと理由、代わりの候補をどういう順番で書けば失礼にならないのか迷います。
AIに日程調整メールを作らせるときのポイント
候補は3つ以上、時間帯の幅を持たせて渡す
「10月14日 13時〜17時の間」のように幅を持たせた候補を複数伝えると、相手は一度の返信で決められます。AIはこれを見やすい箇条書きに整えます。
所要時間と実施方法を必ず伝える
30分なのか2時間なのか、訪問かオンラインかで、相手が空けるべき時間が変わります。この2点があるだけで、相手の確認の手間が減ります。
変更をお願いする場合は理由を簡潔に
詳しい事情を長々と書く必要はありません。「社内の都合により」「急な出張が入り」と一言伝え、代わりの候補をすぐに示すほうが誠実に受け取られます。
AIに伝えるとよい情報
・調整する用件（打ち合わせ、訪問、面接など）と所要時間
・候補日時（3つ以上、時間帯の幅を持たせて）
・実施方法と場所（対面・オンライン・電話、住所やURL）
・参加する人数や同席者
・日程変更の場合は、もとの日時と変更の理由
AI仕事相談所で質問すること
このツールでは次の6問をお聞きします。答えられる範囲の内容で構いません。
Q1. 宛先（会社名・ご担当者名）を教えてください 必須
宛名に使います。
Q2. 何の日程を調整しますか？ 必須
件名と書き出しに使われます。「新サービスのご説明」「一次面接」のように具体的に書いてください。
Q3. 今回のメールの内容を選んでください 必須
候補の提示、回答、変更依頼では文面の組み立てが異なるため伺います。
Q4. 候補日時（または回答・変更後の希望日時）を教えてください 必須
日付と時間帯を1行ずつ書いてください。曜日はAIが添えますが、念のため送信前に確認してください。
Q5. 実施方法を選んでください 必須
場所やURLの案内の書き方が変わります。
Q6. 所要時間・場所・変更の理由など、補足があれば教えてください 任意
所要時間は書いておくことをおすすめします。日程変更の場合は、もとの日時と理由をここに書いてください。
生成される指示文の例
たとえば次のように回答すると、下のような指示文ができあがります。
指示文をChatGPTなどで使う方法
1. 質問に答えて表示された指示文を「指示文をコピーする」ボタンでコピーします。
2. ChatGPT・Gemini・Claude・Copilotなど、普段お使いのAIチャットの入力欄に貼り付けて送信します。
3. 返ってきた内容を読み、気になるところは続けて追加の指示を出して直します。
続けて頼むと便利な一言
・「候補日の曜日が正しいか確認してください」と一言添えると、曜日の誤りを減らせます（最終確認はご自身でカレンダーを見てください）。
・「日程が確定した後に送る、確定のご連絡メールも作ってください」と続けると、次のメールも用意できます。
・「前日に送るリマインドの短い文面も作ってください」と頼めば、当日の行き違いを防げます。
使う前に確認したいこと
AIは曜日の計算を誤ることがあります。日付と曜日の組み合わせ、時刻、祝日にあたっていないかは、送信前に必ずカレンダーで確認してください。オンラインの場合は、URLの有効期限や参加方法の案内も忘れずに。
よくある質問
A. 使えます。メールの内容で「相手から届いた候補日に回答する」を選び、候補日時の欄に確定したい日時を入力してください。
A. 使えます。用件に「一次面接」と書き、補足に持ち物や受付方法、当日の連絡先を入れると、応募者が迷わない案内になります。
A. はい、AI仕事相談所はAI APIを利用しない無料サービスです。質問に回答するだけで、日程調整メール作成のためのAI向け指示文を何度でも無料で作成できます。
A. 作成された指示文をコピーし、ChatGPT・Gemini・Claude・Copilotなど、お使いのAIチャットサービスに貼り付けるだけで利用できます。
A. 6問程度で、1画面につき1〜2問ずつ表示されるため、スマートフォンからでも数分で完了します。