取引先へのメール作成
取引先へ送る基本的な連絡メールの文面を作成します。
できること・利用例
用件と伝えたい内容を整理するだけで、失礼のないビジネスメールの指示文を作成します。 新規連絡、資料送付、日程調整など幅広い用途に対応します。
取引先へのメール作成
こんな方に向いています
取引先へ連絡したい用件は決まっているのに、書き出しの挨拶や敬語、文章の順番で手が止まってしまう方に向けたツールです。新任の営業担当や、普段メールを書く機会が少ない事務・現場の方を想定しています。
取引先へのメールで困りやすいこと
用件より先に「書き出し」で時間がかかる
「お世話になっております」の次に何を書くか、時候の挨拶は必要か、といった形式の部分で10分、20分と過ぎてしまうことがあります。伝えたい内容は2行で済むのに、前後の体裁を整えるほうに時間を取られがちです。
敬語が合っているか自信が持てない
「ご確認いただけますでしょうか」と「ご確認くださいますようお願いいたします」のどちらが適切か、二重敬語になっていないかなど、送信ボタンを押す前に何度も読み返すことになります。
結局、相手に何をしてほしいのかが伝わらない
丁寧に書こうとするほど前置きが長くなり、「いつまでに」「何を」返してほしいのかが文末に埋もれます。その結果、返信が来ない、あるいは確認の往復が増えるという事態になります。
一言で頼むと、なぜうまくいかないのか
AIにそのまま頼むと、次のような依頼になりがちです。
この頼み方でも、形の整ったメールは返ってきます。ただし宛名は「○○様」のまま、見積の条件には触れられず、最後は「ご確認のほどよろしくお願いいたします」で終わる、どの会社にも送れる文面になります。結局、宛名・条件・期日を自分で書き足すことになり、手間はあまり減りません。
この頼み方でAIに伝わっていないこと
・相手が誰で、これまでにどんなやり取りがあったのか（先日の打ち合わせで依頼された見積である、など）
・添付する資料について、相手が知っておくべき条件（税別か税込か、有効期限はいつまでか）
・相手にいつまでに何をしてほしいのか（検討結果の返答期日、問い合わせの方法）
AIに取引先へのメールを作らせるときのポイント
「誰に・何のために」を最初に伝える
「メールを書いて」だけでは、AIは相手との関係性を想像で補うしかありません。宛先の会社名・役職と、新規の連絡なのか資料送付なのかといった目的を先に伝えると、挨拶や語調が状況に合ったものになります。
伝えたい内容は箇条書きのままで渡す
文章に整える作業こそAIに任せたい部分です。「見積書を添付」「金額は税別」「不明点は電話でも可」のように、メモ書きのまま渡したほうが抜け漏れのない文面になります。
期限と相手にしてほしいことを明記する
返信期限や希望日時を伝えておくと、AIは依頼事項を本文の分かりやすい位置に置いてくれます。期限がない場合も「返信は不要」と伝えれば、相手の負担を減らす書き方になります。
AIに伝えるとよい情報
・宛先の会社名・部署・お名前（役職が分かればそれも）
・これまでのやり取りの有無（初めての連絡か、継続的な取引先か）
・メールの目的と、相手にしてほしい行動
・日付・金額・数量など、間違えてはいけない具体的な数字
・返信がほしい期限、または希望する日時
AI仕事相談所で質問すること
このツールでは次の5問をお聞きします。答えられる範囲の内容で構いません。
Q1. 宛先（会社名・ご担当者名）を教えてください 必須
宛名の書き方と敬語の度合いを決めるために伺います。「株式会社○○ 営業部 田中様」のように分かる範囲で入力してください。
Q2. メールの目的は何ですか？ 必須
目的によって書き出しと結びの言葉が変わります。近いものを選んでください。
Q3. 伝えたい内容を具体的に教えてください 必須
メールの本体になる部分です。文章にせず、伝えたいことを箇条書きで並べるだけで構いません。
Q4. 文章のトーンを選んでください 必須
長い付き合いの担当者であれば「ややカジュアル」を選ぶと、かしこまりすぎない文面になります。
Q5. 返信期限・希望日時があれば教えてください 任意
入力すると、依頼事項と期限が本文中にはっきり書かれます。期限がなければ空欄のままで大丈夫です。
生成される指示文の例
たとえば次のように回答すると、下のような指示文ができあがります。
利用前と利用後の違い
一言で頼んだ場合と、上の指示文で頼んだ場合の回答の違いを例で示します。
どこが変わったか
宛名と経緯が入り、見積の条件が箇条書きで整理され、返答の期日が明記されました。受け取った相手が「いつまでに何をすればよいか」を読み取れる文面になっています。
※ 回答例は、違いを説明するために作成したものです。実際の回答は、利用するAIサービスや時期によって変わります。
指示文をChatGPTなどで使う方法
1. 質問に答えて表示された指示文を「指示文をコピーする」ボタンでコピーします。
2. ChatGPT・Gemini・Claude・Copilotなど、普段お使いのAIチャットの入力欄に貼り付けて送信します。
3. 返ってきた内容を読み、気になるところは続けて追加の指示を出して直します。
AIサービス別の使い方のヒント
文面が出たあとに「件名の候補を3つ出してください」と続けると、件名だけを選び直せます。同じ会話の中で頼むと、宛名や条件を覚えたまま直してくれます。
敬語の自然さを確かめたいときは、「この文面で、敬語が過剰な箇所や不自然な箇所があれば指摘してください」と頼むと、理由を添えて直す案を示してくれます。
Gmailをお使いの場合は、できあがった文面をそのまま下書きに貼り付けられます。貼り付けたあと、署名が二重になっていないかを確認してください。
各サービスの基本的な貼り付け手順は使い方ガイドにまとめています。
続けて頼むと便利な一言
・「件名の候補をあと3つ出してください」と頼むと、開封されやすい件名を選べます。
・「全体を200字程度に縮めてください」と伝えると、スマートフォンでも読みやすい長さになります。
・「相手は初めて連絡する方なので、自己紹介を1文加えてください」のように、状況の補足を後から足すこともできます。
使う前に確認したいこと
AIは会社名・氏名・日付・金額を入力されたとおりに使いますが、敬称の重複（「田中様様」など）や添付ファイルの有無までは確認できません。送信前に固有名詞と数字だけはご自身の目で見直してください。
使う前のチェックリスト
□ 宛先の会社名・部署名・お名前に誤りがないか（敬称の重複にも注意）
□ 金額・日付・有効期限が、添付する資料の記載と一致しているか
□ 添付ファイルを付け忘れていないか、ファイル名が相手に分かる名前になっているか
□ 相手に依頼したいことと期日が、本文の中で一度ははっきり書かれているか
□ 署名（会社名・氏名・電話番号）が入っているか
よくある質問
A. 会社名と部署名だけを入力し、「ご担当者」と書いてください。AIは「ご担当者様」宛ての文面として整えてくれます。
A. このツールは社外の取引先向けの敬語で文面を作ります。上司や他部署への連絡には、社内向けの語調で作成する「社内メール作成」のほうが適しています。
A. はい、AI仕事相談所はAI APIを利用しない無料サービスです。質問に回答するだけで、取引先へのメール作成のためのAI向け指示文を何度でも無料で作成できます。
A. 作成された指示文をコピーし、ChatGPT・Gemini・Claude・Copilotなど、お使いのAIチャットサービスに貼り付けるだけで利用できます。
A. 5問程度で、1画面につき1〜2問ずつ表示されるため、スマートフォンからでも数分で完了します。