お詫びメール作成
トラブルやミスがあった際のお詫びメールを作成します。
できること・利用例
状況・原因・今後の対応を整理するだけで、誠実な印象を与えるお詫びメールの指示文を作成します。
お詫びメール作成
こんな方に向いています
納期の遅れ、請求金額の誤り、メールの誤送信など、取引先に迷惑をかけてしまい、早くお詫びを送らなければならない方に向けたツールです。焦っているときほど文面がまとまらない、という場面を想定しています。
お詫びメールを書くときに困ること
謝罪の言葉ばかりで、状況の説明が抜ける
「大変申し訳ございません」を重ねても、相手が知りたいのは「何が起きて、自分の業務にどう影響するのか」です。謝罪に気を取られると、肝心の事実関係が曖昧なまま送ってしまいます。
原因の書き方が言い訳に聞こえてしまう
「担当者が不在だったため」「システムの都合で」と書くと、責任を外に向けているように読まれます。一方で原因に一切触れないと、再発防止に説得力が出ません。この加減が難しいところです。
「今後気をつけます」以上のことが書けない
再発防止策が抽象的だと、相手は同じことがまた起きると感じます。とはいえ、急いでいる最中に具体策を文章にするのは簡単ではありません。
一言で頼むと、なぜうまくいかないのか
AIにそのまま頼むと、次のような依頼になりがちです。
返ってくるのは、「多大なるご迷惑をおかけし、深くお詫び申し上げます」といった謝罪の言葉が何度も重なる文面です。一方で、何がいつまで遅れるのか、原因は何か、どう対応するのかは書かれないか、AIが想像で補った内容になります。お詫びメールで相手がいちばん知りたいのは今後の見通しなので、これでは不安を解消できません。
この頼み方でAIに伝わっていないこと
・何が、どれだけ、いつまで遅れるのかという事実（品名・数量・当初の納期・新しい納期）
・原因がどちらにあり、どこまで分かっているのか
・すぐに行う対応と、同じことを繰り返さないための対策
AIにお詫びメールを作らせるときのポイント
事実は時系列でそのまま渡す
「10月3日納品予定の部品が、10月8日になる」のように、いつ・何が・どうなったかを具体的に伝えてください。AIは事実を誇張も省略もせずに、相手が状況を把握しやすい順に並べ直します。
原因は分かっている範囲だけを伝える
調査中であれば「調査中」と書けば、AIは「原因は現在確認しております」という表現にします。推測を事実のように書いてしまうと、後で訂正が必要になり信頼を損ねます。
対応策は「誰が・いつまでに・何をする」で伝える
「ダブルチェックを徹底します」ではなく「出荷前に別の担当者が数量を照合する手順を今週から追加する」と伝えると、相手が安心できる文面になります。
AIに伝えるとよい情報
・何が起きたのか（日付・対象の商品や書類・数量）
・相手にどのような影響・迷惑が出ているか
・現時点で分かっている原因（不明なら不明と伝える）
・すでに行った対応と、これから行う対応・その期日
・相手との関係性と、事態の重さ（丁重さの度合いを決めるため）
AI仕事相談所で質問すること
このツールでは次の5問をお聞きします。答えられる範囲の内容で構いません。
Q1. 宛先（会社名・ご担当者名）を教えてください 必須
お詫びは宛名の誤りが特に目立ちます。正式な会社名とお名前を入力してください。
Q2. 何が起きましたか？（トラブル・ミスの内容） 必須
相手が最初に知りたい部分です。日付や数量を含めて、起きたことをそのまま書いてください。
Q3. 原因が分かっていれば教えてください 任意
言い訳にならない書き方に整えるために伺います。調査中の場合は空欄か「調査中」で構いません。
Q4. 今後の対応・再発防止策を教えてください 必須
お詫びメールの信頼感を左右する部分です。すでに済ませた対応と今後の再発防止策を分けて書くと、より具体的な文面になります。
Q5. 謝罪の度合いを選んでください 必須
金銭的な損害や納期への影響が出ている場合は「丁重に」を選んでください。
生成される指示文の例
たとえば次のように回答すると、下のような指示文ができあがります。
利用前と利用後の違い
一言で頼んだ場合と、上の指示文で頼んだ場合の回答の違いを例で示します。
どこが変わったか
謝罪の言葉は必要な分だけにとどまり、事実・原因・納品予定・再発防止策が項目ごとに分かれました。先行納品の日付まで書かれているため、相手は自社の計画を立て直すことができます。
※ 回答例は、違いを説明するために作成したものです。実際の回答は、利用するAIサービスや時期によって変わります。
指示文をChatGPTなどで使う方法
1. 質問に答えて表示された指示文を「指示文をコピーする」ボタンでコピーします。
2. ChatGPT・Gemini・Claude・Copilotなど、普段お使いのAIチャットの入力欄に貼り付けて送信します。
3. 返ってきた内容を読み、気になるところは続けて追加の指示を出して直します。
AIサービス別の使い方のヒント
文面ができたら、「この文面で、言い訳に聞こえる表現があれば指摘してください」と続けて頼むと、原因の書き方を見直せます。
「相手の立場で読んだときに、まだ不安に感じる点を挙げてください」と頼むと、書き漏らしている情報（代替品の有無、連絡先など）に気づけます。
電話で先にお詫びする場合は、「同じ内容を、電話で1分以内に伝えるための話す順番にしてください」と頼むと、口頭用の要点が作れます。
各サービスの基本的な貼り付け手順は使い方ガイドにまとめています。
続けて頼むと便利な一言
・「電話でお詫びした後に送るメールなので、その旨を冒頭に入れてください」と伝えると、経緯に合った書き出しになります。
・「原因の説明が言い訳に聞こえないか確認し、気になる表現を直してください」と頼むと、表現を点検してもらえます。
・「上司の名前を連名で入れた形にしてください」など、署名や体裁の調整も依頼できます。
使う前に確認したいこと
お詫びメールは、内容によっては補償や契約上の責任に関わります。金銭の補償や返金、責任の範囲に触れる場合は、送信前に必ず上司や担当部署の確認を取ってください。AIが作った文面に、約束できない内容が含まれていないかも見直しましょう。
使う前のチェックリスト
□ 日付・数量・品名が、社内で確認した事実と一致しているか
□ 原因について、まだ確定していないことを断定して書いていないか
□ 約束した対応（納品日、再発防止策）は、社内で実行できると確認できているか
□ 送信前に上司の確認を受けたか
□ 重大な内容の場合、メールの前に電話で一報を入れたか
よくある質問
A. 相手の業務に影響が出ている場合は、まず電話で一報を入れ、その後に経緯と対応をメールで残すのが一般的です。メールは「記録として残す」役割と考えると、何を書くべきかが整理しやすくなります。
A. はい。原因の質問は任意です。空欄にした場合は、判明次第あらためて報告する旨を添えるようAIに一言足すと、誠実な印象の文面になります。
A. はい、AI仕事相談所はAI APIを利用しない無料サービスです。質問に回答するだけで、お詫びメール作成のためのAI向け指示文を何度でも無料で作成できます。
A. 作成された指示文をコピーし、ChatGPT・Gemini・Claude・Copilotなど、お使いのAIチャットサービスに貼り付けるだけで利用できます。
A. 5問程度で、1画面につき1〜2問ずつ表示されるため、スマートフォンからでも数分で完了します。