ビジネスメールは、用件そのものよりも、挨拶・敬語・構成といった形式の部分に時間を取られがちです。AIは、伝えたい内容の箇条書きから、形式の整った文面を作ることを得意としています。大切なのは「誰に、何のために、何を伝えるのか」をAIに正しく渡すことです。このカテゴリのツールは、その情報を質問形式で整理し、ChatGPTなどにそのまま貼り付けられる指示文を作成します。

こんな場面で使えます

書きにくい内容を伝えなければならないとき

お詫び、催促、依頼へのお断りなど、言葉選びに悩むメールほど後回しになります。状況を質問に沿って入力すれば、角の立たない表現で下書きができあがります。

同じようなメールを何度も書いているとき

日程調整や資料送付の連絡は、内容は違っても構成は毎回同じです。候補日や用件だけを入力して、形式の部分はAIに任せられます。

社内と社外で書き分けに迷うとき

取引先には丁寧に、上司や同僚には簡潔に。相手に合わせた語調の調整も、相手との関係を伝えることでAIが行います。

こんなときは、このツール

資料の送付や依頼など、取引先への通常の連絡をしたい

取引先へのメール作成：目的とトーンを選ぶだけで、基本の形が整います。迷ったときは、まずこのツールから始めてください。

ミスやトラブルについて、お詫びを伝えたい

お詫びメール作成：事実・原因・対応・再発防止策を順に整理します。謝罪の言葉だけで終わらない文面になります。

届いたメールに、断りや条件付きの回答を返したい

メールへの返信作成：返信の方向性を先に選んでから書くため、曖昧な返事になりません。

入金や返信が来ないので、催促したい

催促メール作成：何回目の連絡かを伝えることで、言葉の強さを段階に合わせられます。

打ち合わせの日程を、少ない往復で決めたい

日程調整メール作成：候補日・所要時間・実施方法をそろえて伝える文面になります。日程の変更にも使えます。

初めての相手に、商品やサービスを紹介したい

営業メール作成：訴求する点と、相手に取ってほしい行動まで指定して作り込めます。

上司や他部署に、依頼・報告・相談をしたい

社内メール作成：社外向けより短く、件名で用件と期限が伝わる形にします。

メールを書くときの進め方

1

送る前に、「誰に」「何のために」「読んだ相手に何をしてほしいか」の3点を、一文ずつ書き出します。
2

場面に合うツールを選び、質問に答えます。金額・日付・品名などの事実は、手元の資料を見ながら正確に入力します。
3

できあがった指示文をAIに渡し、返ってきた文面を読みます。直したい点は、同じ会話の中で具体的に伝えます。
4

宛名・数字・添付の有無を自分の目で確かめてから送信します。お詫びや断りなど重要な内容は、上司の確認を受けます。

AIに頼むときの共通のコツ

AIが作ったメールは、宛名・日付・金額などの固有の情報を必ず自分の目で確認してから送信してください。また、受け取ったメールの本文や取引先の情報をそのままAIに貼り付けることは避け、要点だけを入力するのがおすすめです。

メールのツールについてよくある質問

Q. AIが書いたメールだと、相手に分かってしまいませんか？

A. 一般的な表現だけで書かれたメールは、AIが書いたかどうかにかかわらず、定型文として読まれます。経緯や具体的な条件など、当事者でなければ書けない内容を入力することで、あなたが書いたメールとして伝わる文面になります。

Q. 受け取ったメールを、そのままAIに貼り付けてもよいですか？

A. おすすめしません。相手の氏名や取引の内容が含まれているため、要点だけを自分の言葉でまとめて入力してください。勤務先にAIの利用ルールがある場合は、そのルールに従ってください。

Q. 「営業メール作成」と、営業カテゴリの「営業メールを作る」は何が違いますか？

A. 「営業メール作成」は、訴求する点や相手に取ってほしい行動まで細かく指定して文面を作り込むツールです。「営業メールを作る」は質問が4問で、アポイント獲得などのゴールから逆算して手早く作るツールです。

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