議事録を作る
会議のメモから議事録を作成します。
できること・利用例
会議で話した内容を箇条書きで入力するだけで、整った議事録の指示文を作成します。
議事録を作る
こんな方に向いています
会議のたびに議事録を任されるが、メモを清書するだけで1時間近くかかってしまう方に向けたツールです。若手社員やプロジェクトの事務局担当など、会議後すぐに共有を求められる立場の方を想定しています。
議事録の作成で困りやすいこと
発言を全部書こうとして長くなる
誰が何を言ったかを順に書き起こすと、何ページにもなり、結局だれも読みません。読む人が知りたいのは「何が決まり、自分は何をするのか」です。
決定事項と検討中の話が混ざる
会議中は話が行き来します。メモのまま並べると、「決まったこと」と「意見が出ただけのこと」の区別がつかず、後で認識のずれが生まれます。
共有が翌日以降になってしまう
清書に時間がかかると、共有が遅れ、参加者の記憶も薄れます。担当者と期限が曖昧なまま日が過ぎ、次の会議で同じ話を繰り返すことになります。
一言で頼むと、なぜうまくいかないのか
AIにそのまま頼むと、次のような依頼になりがちです。
メモの内容が、発言の順番のまま整った文章に書き直されます。読みやすくはなりますが、何が決まり、何が検討中なのかの区別は付かないままです。メモに書かれていない担当者や期日を、AIがそれらしく補ってしまうこともあります。
この頼み方でAIに伝わっていないこと
・会議の目的と、参加した部署
・どれが決定事項で、どれがまだ検討中の話なのか
・次に誰が、いつまでに、何をするのか
AIに議事録を作らせるときのポイント
メモは整えずにそのまま渡す
箇条書きの断片でも、順番が前後していても構いません。議題ごとに整理し直す作業こそ、AIが得意とするところです。
決定事項だけは自分で書き分ける
AIはメモの中から決定事項を推測できますが、取り違えると困る部分です。「決まったこと」は別枠で明確に伝えてください。本ツールでは決定事項を独立した質問にしています。
「誰が・いつまでに」を添える
次のアクションに担当者と期限を付けて渡すと、議事録の最後に一覧としてまとまります。ここが明確な議事録は、会議後の動きが早くなります。
AIに伝えるとよい情報
・会議の名称・目的・開催日
・参加者（部署や役割）
・議題ごとの話し合いの要点（メモ書きで可）
・決定した事項
・次に行うこと、その担当者と期限
AI仕事相談所で質問すること
このツールでは次の5問をお聞きします。答えられる範囲の内容で構いません。
Q1. 会議のテーマ・目的を教えてください 必須
議事録の表題になります。日付を添えると後から探しやすくなります。
Q2. 参加者を教えてください 任意
氏名を入力したくない場合は「営業部3名、製造部2名」のような書き方でも構いません。
Q3. 話し合った内容をメモ書きで教えてください 必須
会議中のメモをそのまま貼り付けてください。順番が前後していても整理されます。
Q4. 決定事項を教えてください 必須
最も重要な部分です。検討中の事項と区別するため、確定したことだけを書いてください。
Q5. 次のアクション・担当者があれば教えてください 任意
「田中：見積の再取得、10/10まで」のように、担当と期限を付けて書くのがおすすめです。
生成される指示文の例
たとえば次のように回答すると、下のような指示文ができあがります。
利用前と利用後の違い
一言で頼んだ場合と、上の指示文で頼んだ場合の回答の違いを例で示します。
どこが変わったか
発言の順番ではなく、決定事項・理由・検討中の事項・次のアクションに分かれました。読む人は、最初の数行で何が決まったのかを把握でき、担当者は自分の作業と期日をすぐに見つけられます。
※ 回答例は、違いを説明するために作成したものです。実際の回答は、利用するAIサービスや時期によって変わります。
指示文をChatGPTなどで使う方法
1. 質問に答えて表示された指示文を「指示文をコピーする」ボタンでコピーします。
2. ChatGPT・Gemini・Claude・Copilotなど、普段お使いのAIチャットの入力欄に貼り付けて送信します。
3. 返ってきた内容を読み、気になるところは続けて追加の指示を出して直します。
AIサービス別の使い方のヒント
「この議事録を、欠席した人に送る3行の要約にしてください」と続けて頼むと、チャットで共有するための短い版を作れます。
長いメモや文字起こしをまとめて扱いやすいのが特長です。「決定事項と書いた内容の中に、メモからは決定と読み取れないものがないか確認してください」と頼むと、行き過ぎを防げます。
Google Meetなどの文字起こしをもとにする場合は、発言者の氏名や社外秘の数字を含むため、そのまま貼り付けず、要点を抜き出してから使ってください。
各サービスの基本的な貼り付け手順は使い方ガイドにまとめています。
続けて頼むと便利な一言
・「冒頭に、3行の要約を付けてください」と頼むと、忙しい人にも読まれる議事録になります。
・「次のアクションを、担当者・内容・期限の表にしてください」と伝えると、進捗確認にそのまま使えます。
・「欠席者向けに、経緯が分かるよう補足を加えてください」と頼めば、共有先に合わせて調整できます。
使う前に確認したいこと
会議の内容には、未公開の情報や人事・取引に関する機密が含まれることがあります。AIサービスに入力してよい情報かどうか、勤務先のルールを確認してください。固有名詞を伏せて入力し、後から自分で書き戻す方法もあります。
使う前のチェックリスト
□ 決定事項として書かれた内容が、会議で実際に決まったことか
□ 担当者と期日が、会議で合意したとおりになっているか
□ AIが、メモにない内容を書き足していないか
□ 社外秘の数字や個人名を、AIに入力していないか
□ 会議の当日か、翌営業日までに共有できているか
よくある質問
A. 入力はできますが、長い文字起こしは要点がぼやけやすくなります。決定事項と次のアクションだけは自分で書き分け、話し合いの内容欄に文字起こしの該当部分を入れる使い方がおすすめです。
A. 使えます。その場合はAIに「社外の方にも共有するため、丁寧な表現にしてください」と追加で伝えてください。
A. はい、AI仕事相談所はAI APIを利用しない無料サービスです。質問に回答するだけで、議事録を作るのためのAI向け指示文を何度でも無料で作成できます。
A. 作成された指示文をコピーし、ChatGPT・Gemini・Claude・Copilotなど、お使いのAIチャットサービスに貼り付けるだけで利用できます。
A. 5問程度で、1画面につき1〜2問ずつ表示されるため、スマートフォンからでも数分で完了します。